Presentazione
La società
L’ink – Scrittura professionale è stata fondata nel febbraio del 2002 come studio associato di Giovanni Acerboni e Giorgio Ferri. Nel febbraio 2004, L’ink è divenuta una “s.a.s. di Giovanni Acerboni e C.” (sede legale: via Biella 24/A, 20143 Milano; Partita IVA / Codice Fiscale: 04305670962; Iscrizione Registro delle imprese di Milano n. 04305670962; R.E.A.: 1738640).
L'idea di L'ink è mettere a disposizione del mondo produttivo e amministrativo le discipline della linguistica testuale e della linguistica italiana. Adeguatamente riformulate, queste discipline possono contribuire parecchio al miglioramento della comunicazione scritta interna ed esterna che, con Internet, ha grandi opportunità da sfruttare ma anche grandi problemi da risolvere.
Negli anni, L'ink ha elaborato una metodologia originale di lavoro, nata dalla ricerca universitaria. Questa metodologia ha consentito ai clienti di L'ink di migliorare sensibilmente la qualità degli strumenti di comunicazione e di aggiornare il linguaggio.
L'ink:
-
progetta gli strumenti di comunicazione: testi a stampa, sito;
-
progetta il registro linguistico;
-
forma gli autori;
-
produce il Manuale di stile;
-
assiste le organizzazioni a definire uno stile originale rappresentativo dell'identità.
Il contesto
Nel 1993 il Ministro della funzione pubblica Sabino Cassese avviava il Progetto per la semplificazione del linguaggio amministrativo, affermando che semplificare non solo è possibile ma necessario. Oggi molte organizzazioni pubbliche e private realizzano progetti di formazione di scrittura professionale.
Non è facile semplificare, essere chiari, anche perché un documento professionale non può essere semplificato oltre un certo livello. Non è facile, però lo sforzo vale la pena. Infatti, comporre un documento poco chiaro, inefficace, se non addirittura scorretto, costa molto:
-
in termini di trasparenza (decisiva per l’amministrazione pubblica);
-
in termini di costo (decisivo per le aziende);
-
in termini di produttività (decisivo per tutti);
-
in termini di immagine (distinguersi positivamente è necessario a tutti).
Un esempio che chiunque può adattare alla propria organizzazione. Si consideri un documento molto importante (per esempio una circolare) che viene letto da molte persone e del quale vengono emanate molte edizioni. Si ipotizzi che ogni circolare abbia bisogno di dieci minuti di lettura in più del necessario. Ora si moltiplichi il costo di un minuto di un dipendente (poniamo 50 centesimi) per dieci, e poi per il numero di circolari che riceve in un anno, e poi per il numero di dipendenti che perdono questo tempo. Un’organizzazione che manda 500 circolari all’anno a 500 dipendenti spreca 1.250.000 Euro. Ai quali bisogna aggiungere il costo di eventuali (ma probabili) telefonate di chiarimenti (un minuto per due persone) e i danni che derivano dall’incomprensione o dalla non lettura.
Comunicare meglio significa professionalizzare la comunicazione, cioè aggiornarla, adeguandola alle caratteristiche che deve avere nella cosiddetta ‘società dell’informazione’. La quale richiede alle informazioni utili di essere riconosciute per tali fra tutte le infinite altre che utili non sono.
Comunicare meglio significa recuperare la fiducia del lettore, che in decenni di burocratese, aziendalese, marketinghese ecc. si è persa.
Comunicare meglio significa distinguersi per concretezza, valorizzando l’identità e i contenuti.
Solo da pochi anni le organizzazioni, in primis l’amministrazione pubblica, hanno percepito:
-
che la comunicazione è una funzione che deve essere professionalizzata;
-
che la comunicazione intesa come in passato non solo non è efficace, ma è addirittura controproducente, perché genera la sfiducia del lettore, e la legittima.
La comunicazione è cambiata, e sono cambiati i comportamenti delle persone e le condizioni di lavoro. La società dell’informazione, cioè la disponibilità pressoché totale di informazioni, richiede, a chi ha bisogno di informazioni e riceve documenti, un grande sforzo per la ricerca, per lo smistamento della documentazione in arrivo, per la selezione di quelle utili.
Le organizzazioni rischiano che i propri documenti non vengano trovati o non vengano riconosciuti come utili. Le organizzazioni devono dunque produrre una documentazione comunicativamente competitiva nei confronti di tutta la documentazione che giunge sul tavolo e nel computer delle persone alle quali viene inviata. Un buon documento è quello che in pochissimi secondi dimostra a chi non è interessato di non essere interessante per lui. Dunque, il destino di un buon documento è di essere cestinato subito da chi non è interessato e di essere letto solo da persone motivate.
La comunicazione professionale deve essere mirata, concreta, chiara:
-
l’eccesso di documentazione consolida l’incomunicabilità;
-
i registri inappropriati squalificano il contenuto;
-
l’oscurità del linguaggio vanifica l’utilità del messaggio.